Kastor — Gestão de Demandas de Marketing

02Primeiros passos

Entrar na plataforma

Abra o endereço fornecido pela sua equipe (por exemplo, https://kastor.suaempresa.com) e informe usuário e senha. Se o administrador ainda não criou seu acesso, avise-o: contas são cadastradas internamente pela equipe.

Esqueceu a senha? Clique em Esqueci minha senha, informe o e-mail cadastrado no seu perfil e você vai receber um link para definir uma nova senha (o link expira em 1 hora).

Um tour pela tela

A interface é dividida em três regiões:

• Sidebar à esquerda — navegação entre as páginas. No topo tem o seletor de Workspace (o "espaço" que você está vendo); no rodapé, seu avatar (abre Meu Perfil), alternador de tema (claro/escuro) e o botão para compactar a sidebar.
• Topbar — mostra o título da página atual, o botão Modo focar (esconde sidebar e topbar), o sino de Notificações com contador e o botão + Nova Demanda.
• Conteúdo — a página em si (Dashboard, Demandas, Clientes, etc.).

As seções da sidebar são agrupadas por finalidade:

Trocar a senha inicial

No primeiro acesso, entre em Meu Perfil (clique no seu avatar no rodapé da sidebar) e vá até Alterar Senha. Informe a senha atual e uma nova (mínimo 6 caracteres). É uma boa hora também para adicionar seu e-mail, sua foto e escolher o tema (claro ou escuro).

03Conceitos fundamentais

Antes de sair criando coisas, entenda como as peças se encaixam:

A cadeia do responsável

Quando o sistema precisa descobrir "quem é o responsável desta etapa desta demanda?", ele percorre esta ordem:

1. Se a demanda tem uma pessoa atribuída à etapa atual, é ela.
2. Se não, olha o responsável configurado no fluxo para essa etapa (pessoa fixa).
3. Se o fluxo aponta para uma função (ex.: "Designer"), o sistema busca a pessoa padrão dessa função no projeto (na aba PESSOAS).
4. Se não achou no projeto, cai para o padrão do cliente.

Isso explica por que atribuir "por função" no fluxo é tão mais flexível do que amarrar em uma pessoa específica — se alguém mudar de time, você só ajusta a aba PESSOAS e todas as demandas seguem funcionando.

04Meu Perfil

Clique no seu avatar no rodapé da sidebar para abrir Meu Perfil. É onde você configura como o sistema se comunica com você e mantém seus dados atualizados.

Foto, nome e função

• Foto de perfil — clique em Enviar para subir uma imagem (JPG/PNG), ou Remover para voltar à inicial. Ela aparece em toda menção, comentário, listagem e no canto da sidebar. Vale a pena colocar uma foto real: ajuda o time a te identificar visualmente nas listas cheias.
• Nome de exibição — como você aparece para o time. Pode ser só o primeiro nome (ex.: "Ana" em vez de "Ana Silva de Souza"), fica mais compacto nos comentários.
• Função — sua especialidade (ex.: Designer). É esta função que os fluxos usam quando dizem "responsável desta etapa: Designer".
• Nome de usuário — o login para entrar. Só o administrador pode alterar.

Notificações por e-mail

Cadastre um e-mail e escolha em quais situações quer receber aviso:

• Quando alguém te atribuir como responsável manualmente;
• Quando você virar responsável automático da nova etapa (o fluxo te atribuir);
• Quando alguém te mencionar em um comentário.

Clique Enviar teste para conferir se está chegando. Se aparecer aviso de "SMTP não configurado", peça ao administrador para ativar o servidor de e-mail — as opções continuam disponíveis, só não vão sair de fato.

Discord pessoal

Se sua equipe usa Discord, informe seu ID de usuário do Discord. Assim as notificações do canal vão te marcar (@você) quando você virar responsável ou for mencionado — o barulho chega em quem interessa, sem incomodar quem não é responsável.

Google Calendar

Conecte sua conta Google para ver seus compromissos pessoais junto com os blocos de trabalho da Agenda. É somente leitura: o Kastor nunca escreve no seu Google.

1. Clique em Conectar Google Calendar e autorize no Google.
2. Volta para o perfil, a lista de calendários aparece.
3. Marque os calendários que quer ver na Agenda e clique em Sincronizar agora.
4. Os eventos aparecem em azul na Agenda; clicar em um abre o link para o Google Calendar.

Atualizar lista re-pega a lista de calendários (útil se criou um novo no Google). Sincronizar agora re-busca os eventos. Desconectar remove a integração (o Kastor esquece seus tokens e apaga os eventos sincronizados).

Alterar senha e sair

Em Alterar Senha, informe a senha atual e a nova (mínimo 6 caracteres, digite duas vezes). Recomendado trocar de tempos em tempos, especialmente se compartilhou tela em reunião.

No final da página tem Sair da conta — encerra sua sessão só neste navegador. Em outros dispositivos você continua logado (sessões duram 30 dias por padrão).

05Clientes

Página Clientes. Tudo começa aqui — sem cliente, não há projeto; sem projeto, não há demanda.

Criar um cliente

1. Clique em Novo Cliente.
2. Se já existe um modelo de cliente parecido (um cliente-molde que alguém salvou antes), use a opção "Começar a partir de um modelo" — ele já traz projetos e fluxos prontos.
3. Preencha:
   • Nome e Cor — a cor vira o "identificador visual" desse cliente em listas e cards;
   • Foto/Avatar — geralmente o logo (opcional, mas ajuda a bater o olho);
   • Descrição — sobre o cliente, tom de voz, contexto, história;
   • Link do Drive — pasta de referências (Google Drive, Notion, OneDrive);
   • Ativos da marca — link do Figma ou Drive com logos, tipografia, paleta, fontes;
   • Diretrizes e restrições — o que pode e o que não pode fazer (ex.: "não usar amarelo", "sempre incluir tag do produto").
4. Em PESSOAS, defina os responsáveis padrão por função: "Designer deste cliente = Ana", "Copywriter = João". Todo projeto novo criado dentro desse cliente vai herdar essas atribuições.
5. Salve. O cliente aparece no grid, colorido com a cor escolhida.

Explorando o cliente

Clique no cliente no grid para abrir a página dele. Você vai encontrar quatro abas:

No grid principal de clientes, use o toggle Todos / Ativos / Arquivados para filtrar. A engrenagem em cima abre Editar cliente.

Arquivar vs excluir

Kastor te dá duas maneiras de "aposentar" um cliente:

• Desativar/Arquivar — some das listas do dia a dia mas preserva histórico, relatórios, horas apontadas, tudo. É o caminho seguro. Para reativar, use o toggle Arquivados e restaure.
• Excluir — apaga o cliente. Só faça isso se realmente não vai mais precisar. Para evitar acidente, o sistema pede que você digite o nome exato do cliente antes de confirmar.

Relatório mensal em PDF

Botão Relatório mensal no topo do cliente. Escolhe o mês e o Kastor gera um PDF com:

• Header com nome do cliente, mês de referência;
• Resumo do mês (demandas concluídas, em andamento, atrasadas);
• Horas apontadas (total e por pessoa);
• Lista das demandas do período.

É o snapshot que muitos times enviam ao cliente ou levam para reunião de fechamento. O PDF é gerado no seu navegador (não sai nada do sistema), então funciona mesmo offline se você já carregou a página.

Existe versão análoga para Projeto — botão Relatório mensal dentro da página do projeto.

06Projetos

Projeto é o recorte dentro do cliente. Um cliente pode ter vários (Instagram, Blog, Ads, Campanha X).

Criar um projeto

Dentro da página do cliente, aba PROJETOS, clique Novo Projeto. Preencha nome, cor, avatar. Ativos, diretrizes e link do Drive são copiados do cliente automaticamente, mas você pode sobrescrever com valores específicos do projeto (por exemplo, um Drive só daquele projeto).

Editar responsáveis padrão

Na aba PESSOAS do projeto, defina quem é o padrão por função naquele projeto. Isso vira o "fallback" quando um fluxo diz "responsável = Designer" — o sistema procura pessoa atribuída na etapa → padrão do projeto → padrão do cliente.

Arquivar ou excluir

Assim como o cliente, o projeto pode ser Ativo / Desativado. Excluir exige digitar o nome exato. Prefira desativar quando o projeto acaba mas você quer manter o histórico e as horas.

07Fluxos de Demanda admin

O fluxo é o esqueleto: as etapas por onde toda demanda passa. Investir tempo aqui poupa muito trabalho depois — um bom fluxo automatiza responsáveis, prazos e defaults.

Montar um fluxo

1. Vá em Fluxos de Demanda. A tela mostra um grid de clientes; clique no cliente que vai receber o fluxo.
2. Clique + Novo Fluxo.
3. Preencha o cabeçalho:
   • Nome (ex.: "Post carrossel Instagram");
   • Tipo de Demanda — categoria livre (Social Media, Vídeo, Landing Page, E-mail Marketing). Serve para filtros e organização;
   • Projeto vinculado — vazio significa "vale para todos os projetos do cliente". Preencha se o fluxo é específico de um projeto;
   • Ícone — escolha da biblioteca Lucide (centenas de ícones) ou envie um SVG/PNG próprio.

Configurar etapas

Adicione as fases da produção (ex.: Backlog, Copywrite, Design, Revisão, Aprovação, Concluída). Cada etapa tem:

• Nome — como aparece no pipeline e no Kanban;
• Cor — vira o "amarelo do Kastor" da etapa. Ajuda a bater o olho no board;
• Prazo em dias — começa a contar no momento em que a demanda entra na etapa. Se você bota 3 dias em "Design", a demanda que entrou hoje vai vencer daqui a 3 dias nessa etapa;
• Responsável — pode ser uma pessoa fixa (ex.: "Ana") ou uma função (ex.: "Designer"). Recomendado usar função sempre que der.
• Conclui? — marque na etapa final. É essa marcação que diz ao sistema "quando a demanda entra aqui, tá pronta".

Arraste as etapas para reordenar. Você pode ter quantas quiser, mas mais de 6-7 tende a virar labirinto.

Descrição e checklist padrão

Dois campos poderosos e sub-utilizados:

• Descrição padrão — texto que aparece pré-preenchido na descrição de todas as demandas novas desse fluxo. Ótimo para deixar instruções fixas ("Sempre incluir CTA no final", "Formato: 1080x1350");
• Checklist padrão — itens que já vêm marcados como pendentes em cada demanda nova. Ótimo para o "não esquece": aprovar copy, salvar em X pasta, agendar postagem, avisar cliente.

Se você marcar Aplicar a todos os projetos, o fluxo passa a ser opção em qualquer projeto do cliente (não só naquele em que foi criado).

Duplicar para outro projeto

Botão Duplicar fluxo (dentro do fluxo). Escolha o cliente e projeto de destino. Todas as etapas, cores, prazos, descrição e checklist padrão são copiados. Serve tanto para replicar entre projetos do mesmo cliente como para clonar em outro cliente similar.

08Demandas — o coração do sistema

Demanda é a unidade de trabalho. Todo o dia a dia gira em torno dela. Esta é a seção mais longa do manual — vale ler com calma.

Criar uma demanda (wizard)

Clique + Nova Demanda no topbar — ou pressione a tecla n em qualquer tela. Um wizard em 4 passos aparece:

1. Selecione o cliente — só aparecem os do workspace atual. Use a busca para filtrar rápido.
2. Selecione o projeto — só aparecem os do cliente escolhido.
3. Selecione o tipo de demanda — na prática, o fluxo. Se o cliente tem muitos fluxos, use o filtro por tipo (Social Media / Vídeo / Landing / etc.).
4. Preencha os detalhes:
   • Nome da demanda — específico, sem "post 1", "post 2": "Reels de dica — Como escolher tênis" é 10x melhor;
   • Descrição — o briefing (aceita Markdown básico: **negrito**, listas, links);
   • Link do Briefing — se o briefing completo mora no Drive/Notion, cole o link aqui em vez de duplicar o conteúdo;
   • Anexos — arquivo, imagem ou link de referência;
   • Checklist — herdado do fluxo, você pode acrescentar itens específicos desta demanda;
   • Entregáveis — quantas Peças, Artes, Variações e para quem atribuir (ver seção específica);
   • Prioridade — Imediato Alta Média Baixa (ver seção específica);
   • Responsável Atual — quem começa. Pode deixar em branco para usar o padrão do fluxo.

Antes de finalizar, se essa demanda tem cara de "vou criar de novo várias vezes" (ex.: "Post carrossel semanal do cliente X"), clique Salvar como template antes de Criar. Na próxima vez, você começa da metade do caminho.

Anatomia do detalhe

Clique em qualquer demanda para abrir o detalhe em um modal grande. Ele reúne tudo o que existe sobre aquela demanda:

• Título no topo — clique nele para renomear direto (sem abrir outro modal).
• Pipeline visual — as etapas do fluxo aparecem em linha, a atual em destaque. Ver detalhe abaixo.
• Meta grid — Fluxo, "Entrou na etapa em", "Criada em", "Concluída em" (se for o caso), Prioridade, Horas estimadas, Horas realizadas (com barra %).
• Responsável, Prazo da etapa atual e Prazo final — editáveis direto no card.
• Entregáveis — com botão Salvar entregáveis.
• Briefing (link) + Descrição (texto).
• Arquivos da Demanda — anexos.
• Checklist — com barra de progresso.
• Comentários — a conversa completa.
• Apontamentos de Horas — histórico + cronômetro.
• Rodapé fixo — Início / Término / Horas com cronômetro e botão Avançar etapa.
• Ícones no cabeçalho:
  • 🗑 Excluir demanda;
  • ⚙ Etapas desta demanda (ver abaixo);
  • 🕒 Histórico (ver abaixo).

O pipeline visual

No topo do detalhe, você vê todas as etapas do fluxo em sequência, com cores. A etapa atual aparece em destaque. Passar o mouse mostra o nome completo e o responsável dela.

Clicar em uma etapa mais adiante equivale a mover a demanda para lá (útil quando você pulou uma fase). Clicar em uma etapa anterior volta a demanda (útil quando descobriu que precisa refazer). O botão Avançar etapa no rodapé é o caminho mais comum: manda para a próxima na sequência.

Etapas desta demanda

Esse recurso é subestimado. O ícone ⚙ (Etapas desta demanda) abre um painel onde você pode customizar as etapas só desta demanda, sem mexer no fluxo:

• Pular etapa — marca como "não vai passar aqui" (ex.: uma demanda urgente que dispensa aprovação).
• Renomear — muda o nome só neste caso.
• Trocar o responsável específico da etapa — sem alterar o padrão do fluxo.

Prioridade e prazos

Quatro níveis:

• Imediato — precisa ser feita hoje/agora. Use com moderação: se tudo é imediato, nada é.
• Alta — importante, com prazo apertado.
• Média — o padrão. A maior parte das demandas nasce aqui.
• Baixa — pode esperar, "faz quando sobrar tempo".

Sobre prazos, o Kastor lida com dois:

• Prazo da etapa atual — quando essa etapa específica precisa ser concluída. Vem do fluxo (soma dos dias configurados). Pode ajustar manualmente.
• Prazo final — deadline da demanda como um todo (a entrega ao cliente). É este que geralmente sai no board para o cliente.

Quando o prazo passa, a demanda ganha marca de atrasada nos filtros e no Dashboard.

Entregáveis

Três campos numéricos que dizem o que exatamente a demanda produz:

Também tem um campo Atribuir a para dizer quem vai executar. Depois de mexer nos números, clique Salvar entregáveis.

Esses campos alimentam relatórios de produtividade — "quantas peças o time entregou no mês?" — e não têm efeito operacional na demanda em si.

Checklist

Lista de itens marcáveis. Aparece com barra de progresso (X/Y itens) e mostra quem marcou cada item quando concluído.

• Adicione itens digitando no campo de baixo + Enter;
• Marque com o clique na caixinha;
• Reordene arrastando o "handle" de cada item;
• Delete pelo ícone de lixeira.

Itens herdados do fluxo (Checklist padrão) vêm já na demanda desde o nascimento — você não precisa adicionar toda vez.

Anexos e arquivos

A seção Arquivos da Demanda aceita três tipos:

• Arquivo — clique em anexar e escolha do computador (imagens, PDF, docs, etc., até 12MB);
• Imagem colada — no campo de comentário, faça Ctrl+V após copiar uma imagem (útil quando você tira print e cola direto);
• Link — cole uma URL (Google Drive, Figma, YouTube, qualquer coisa).

Cada anexo tem miniatura clicável (para imagens) e ícone do tipo (para outros). Delete pelo botão de lixeira ao lado.

Comentários, menções e reações

Toda conversa sobre a demanda mora aqui. Preserva contexto — melhor que Discord/WhatsApp para tudo que é decisão técnica.

Menções (@)

• Digite @ — aparece um autocomplete com os usuários;
• Digite letras para filtrar (@an → mostra Ana, Anderson);
• Use ↑ ↓ para navegar, Enter para escolher, Esc para cancelar;
• A pessoa mencionada recebe notificação in-app, e-mail (se ativado) e Discord (se configurado).

Anexar imagem no comentário

Duas formas: colar (Ctrl+V) uma imagem já copiada; ou arrastar um arquivo direto no campo de comentário. A imagem sobe como anexo automaticamente.

Reações emoji

Passe o mouse sobre um comentário e clique no ícone de reação. Escolha entre 👍 ❤️ 👀 ✅ 🎉. Serve como "ok, vi", "gostei", "estou olhando", "aprovado", "manda ver" — sem precisar escrever "ok!" e poluir a thread.

Clique de novo na mesma reação para remover a sua. Aparece o número de pessoas que reagiram e quem foi (passando o mouse).

Editar / apagar

Passe o mouse no seu próprio comentário: aparecem os ícones de editar e excluir. Só você pode editar seus comentários; admins podem excluir de qualquer um.

Apontamento de horas

No rodapé do detalhe tem o cronômetro — a forma mais precisa de apontar:

1. Clique no botão de iniciar quando começar a trabalhar naquela demanda. O cronômetro começa a rodar.
2. Pode fechar o modal e continuar em outra tela — ele continua contando.
3. Quando pausar (café, reunião), clique em pausar. Retome quando voltar.
4. Quando terminar aquela sessão, clique em parar. Os minutos vão para a lista de Apontamentos de Horas automaticamente.

Se esqueceu de ligar o cronômetro, use o apontamento manual: preenche Início, Término (ou Horas) e uma observação opcional. Salvar adiciona à lista.

Cada apontamento fica visível para o time e vira base do Capacidade e do Relatório mensal. Trate-o com respeito: um apontamento errado bagunça relatório de cliente.

Histórico da demanda

O ícone 🕒 no cabeçalho abre o Histórico: linha do tempo de tudo que aconteceu com aquela demanda — quem criou, quem moveu de etapa, quem mudou responsável, quando o prazo foi alterado, quem apontou horas. Serve para investigar "quando isso mudou e por quem?" quando o cliente reclama de alguma coisa.

Lista, Kanban e Calendário

No topo da página Demandas, escolha a visualização:

Filtros e buscas

A barra superior da página Demandas tem várias formas de reduzir o barulho:

• Busca por nome da demanda (foco rápido com a tecla /);
• Cliente / Projeto / Fluxo — filtros em cascata (escolher cliente restringe a lista de projetos);
• Responsável — todas as demandas de uma pessoa;
• Período — por prazo final ou por data de criação;
• Atalhos: Todas, Apenas atrasadas, Em andamento, Concluídas.

Os filtros são persistidos por página — quando você voltar, encontra do jeito que deixou. Se estranhar "sumiu um monte de demanda", é o filtro anterior ainda ativo.

Ações em massa

Na visualização em Lista, marque a checkbox de várias demandas ao mesmo tempo. Uma barra de ações aparece com:

• Alterar Responsável — reatribui todas de uma vez (útil quando alguém sai de férias);
• Mover etapa — muda todas para a mesma etapa;
• Alterar Prioridade — reorganiza urgência em bloco;
• Excluir — apaga todas (com confirmação).

Combina bem com filtros: filtre "todas do cliente X em Design" e reatribua tudo para outro Designer com dois cliques.

09Minhas Demandas

A página Minhas Demandas mostra só o que é seu. É a primeira parada da manhã para muita gente da execução.

Três seções empilhadas:

• Minha Lista — tabela com o que está sob sua responsabilidade, ordenada por prazo (mais urgente no topo). Clique no nome para abrir o detalhe da demanda.
• Minha Agenda — grid semanal com os blocos de trabalho que você agendou. Igual à página Agenda, mas já filtrada para você.
• Meu Calendário — visão mensal com pontos indicando quantas demandas vencem em cada dia. Ótimo para planejar semanas cheias com antecedência.

10Agenda semanal

A Agenda é a semana em blocos de tempo. Você "encaixa" cada demanda no horário em que planeja trabalhar nela. É uma ferramenta de planejamento, não de registro — o registro é o cronômetro.

Escolher usuário e período

No topo da Agenda:

• Seletor de usuário — vê a semana de qualquer pessoa do time (útil para gestores). Por padrão vem em você.
• Navegação — setas ‹ › para mudar de semana; botão Hoje para voltar à semana atual;
• Toggle 1 / 2 semanas — expande a visão para 14 dias quando você está planejando algo mais longo.

Criar bloco

1. Arraste em um horário vazio para desenhar um bloco (do horário de início até o de término).
2. O modal Agendar bloco abre. Escolha a demanda, ajuste data, início e término.
3. Salve. O bloco aparece na grade com a cor do cliente.

Mover, redimensionar, abrir

• Arraste um bloco existente para mover para outro horário/dia;
• Arraste a borda inferior para aumentar ou diminuir a duração;
• Clique em um bloco para abrir a demanda relacionada.

Eventos do Google (opcional)

Se você conectou seu Google Calendar em Meu Perfil, seus compromissos pessoais aparecem em azul lado a lado com os blocos de trabalho. Eles são somente leitura — o Kastor não pode mover nem apagar. Clique em um evento azul para abrir no Google Calendar em nova aba.

Quando um bloco de trabalho e um evento do Google se sobrepõem, o Kastor coloca lado a lado (em "faixas") — nenhum some.

11Dashboard

Visão panorâmica do workspace. Ideal para gestores no início do dia, ou para todo mundo em reuniões de status.

12Capacidade

A página Capacidade responde à pergunta: "quem está com quanto?"

Três abas:

• Equipe — horas por pessoa. Barras mostram quem está sobrecarregado e quem tem folga. Base para redistribuir carga antes de virar problema.
• Projeto — horas por projeto. Se um projeto está consumindo mais do que o previsto (orçamento, escopo), dá para reagir cedo — antes de descobrir só na fatura.
• Cliente — horas por cliente. Ideal para cobrança e para saber quais contas dão mais trabalho de operação.

Combine com Relatório mensal na página do cliente para tirar o snapshot para o cliente.

13Recorrentes e Listas

Página Listas de tarefas tem duas abas: DEMANDAS (recorrentes) e LISTAS (listas-modelo). São duas ferramentas para você não ter que criar demanda repetitiva na mão.

Demandas recorrentes

Se a equipe faz "4 posts por semana, todo mês", ou "1 relatório toda sexta", não faz sentido criar cada demanda na mão. Configure uma Recorrente:

1. Clique Nova Recorrente. O modal abre.
2. Preencha:
   • Cliente, Projeto, Fluxo — igual à demanda normal;
   • Nome (ex.: "Post carrossel semanal");
   • Frequência — Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente;
   • Responsável, Prioridade, Prazo em dias;
   • Ativo — checkbox "aparece na lista de geração mensal". Desative quando o cliente cancelar, sem precisar apagar tudo.
3. Salve. A recorrente aparece na aba DEMANDAS.

A visualização pode ser agrupada por Projeto, Função ou Responsável para dar a leitura que você precisa no momento.

Listas-modelo

Uma lista-modelo é um checklist de várias demandas que você aplica a um projeto de uma vez. Exemplo clássico: um "kit de lançamento" que tem 12 peças pré-definidas (post feed, story teaser, story principal, e-mail marketing, blog, etc.).

1. Clique Nova lista e monte a lista uma vez, definindo cada demanda (nome, fluxo, checklist);
2. Depois, use Adicionar lista em qualquer projeto compatível — todas as demandas nascem de uma vez, ligadas àquele projeto;
3. Se quer variar levemente para outro cliente, Duplicar lista clona a lista atual (você ajusta o que muda).

14Templates e Modelos

Dois níveis de reaproveitamento, para você não recriar a roda:

Manutenção dos templates

Um template desatualizado é pior do que nenhum — as pessoas criam demandas com valores errados sem perceber. De tempos em tempos (a cada mês, por exemplo), revise os templates: prazos ainda fazem sentido? Checklist reflete a realidade atual? Descrição está em dia?

15Notificações in-app

O sino no topbar acumula tudo que aconteceu com você: menções, atribuições, respostas, mudanças de etapa. Clique para abrir o painel.

• Cada notificação mostra o que aconteceu, em qual demanda e quando. Clique para pular direto para o detalhe.
• O contador vermelho no sino indica quantas ainda não foram vistas.
• Marcar tudo como lido zera o contador (não apaga o histórico).
• Notificações mais antigas ficam na parte de baixo — role para ver o histórico.

16Atalhos e produtividade

O Kastor foi pensado para teclado. Se você usa o dia todo, aprender estes atalhos economiza minutos por dia — e faz uma diferença enorme ao longo da semana.

Paleta de comandos

O atalho mais importante: Ctrl+K (ou ⌘+K no Mac). Abre uma caixa de busca universal:

• Digite o nome de qualquer coisa — cliente, projeto, demanda, lista, recorrente, fluxo, usuário — e ela aparece;
• Navegue nos resultados com ↑ ↓, escolha com Enter, cancele com Esc;
• Também dispara ações: Alternar tema, Mostrar atalhos de teclado, e muitas outras;
• É a maneira mais rápida de "achar aquela demanda" quando você lembra só de uma palavra do nome.

Atalhos de teclado

Modo focar

Botão na topbar (ícone de foco). Esconde sidebar e topbar para você concentrar em uma tela cheia — ótimo para quando está executando algo demorado ou fazendo apresentação. Um botão flutuante fica no canto para voltar. Também sai com Esc. A escolha é lembrada no navegador — se você fechar e voltar, continua no modo focar.

Tema claro / escuro

Botão no rodapé da sidebar (ícone de sol/lua). Alterna entre tema escuro (padrão) e claro. A preferência é salva no navegador — na próxima vez que abrir, o tema escolhido volta automaticamente.

Sidebar compacta

Botão de compactar (também no rodapé da sidebar). Reduz a barra lateral para só ícones, ganhando espaço horizontal para o conteúdo. Passe o mouse sobre um ícone para ver o nome. Também persistente entre sessões.

Real-time silencioso

O Kastor é multi-usuário: mudanças de outra pessoa aparecem para você em quase tempo real, sem precisar dar F5. Você vai perceber quando um colega mover uma demanda que você está olhando — o card atualiza sozinho. Se algo parece estranho, dar F5 nunca faz mal.

17Boas práticas

Um pouco de disciplina compartilhada faz o Kastor render muito mais. Aqui vão princípios que times operacionais bem-sucedidos costumam adotar.

Para quem executa

• Aponte horas no mesmo dia. Nem que seja no fim do dia. Reconstruir depois é impossível — vai chutar. Chute vira relatório de cliente errado.
• Comente antes de bater na mesa do colega. Registro no comentário é histórico; conversa no corredor evapora e some do Histórico.
• Marque o checklist conforme faz. É o sinal mais barato para o próximo saber que pode começar.
• Suba anexos no Kastor, não só no WhatsApp. O arquivo passa a viver com a demanda para sempre.
• Use o cronômetro. É melhor que apontar "estimado" no fim. Mais preciso e menos trabalho.
• Bloqueie sua Agenda no início da semana. Sem plano, o dia manda em você.

Para quem gerencia

• Priorize antes de distribuir. Se tudo é Imediato, nada é imediato — o time entra em pânico e você perde a moeda de "isso é urgente de verdade".
• Prazos por etapa > prazo único. Configurar no fluxo automatiza pressão saudável em cada handoff — não deixa nada "parado silencioso" numa etapa.
• Use recorrentes para o feijão-com-arroz. Nada de criar as 8 demandas mensais no dia 1 na mão.
• Feche demandas. Ficar com 400 abertas mata a legibilidade dos KPIs. Termina, arquiva/conclui.
• Olhe Capacidade toda semana. Se alguém está sistematicamente sobrecarregado, o problema é de distribuição, não de esforço individual.
• Aja no "Em atraso" do Dashboard. Se acumula, é sinal de que os prazos estão irreais — ou o time está pequeno.

Para administradores

• Modele com "função", não com "pessoa". Turnover não deveria quebrar seu processo.
• Crie templates das demandas repetitivas. Cada template poupa erros e minutos por semana.
• Poucos admins. Admin muda fluxo, integrações e usuários. Bagunça se qualquer um mexe.
• Revise fluxos trimestralmente. Etapas obsoletas, checklists que ninguém marca, prazos que ninguém cumpre — tira ou ajusta.
• Backup. Combine com quem hospeda que data/ seja copiado regularmente.

Higiene semanal (10 min, toda segunda)

1. Abra o Dashboard — veja "Em atraso" e "Próximos 7 dias".
2. Vá em Minhas Demandas e monte a semana na Agenda.
3. Confira sua caixa de Notificações (sino no topbar) e marque como lido.
4. Se alguma demanda perdeu o sentido — arquive ou cancele. Menos ruído.

Higiene mensal (30 min, primeira segunda do mês)

1. Rode Relatórios mensais dos clientes ativos (PDF).
2. Olhe Capacidade → Cliente — algum consumindo muito além do previsto?
3. Olhe Templates — algum desatualizado?
4. Olhe Recorrentes — alguma que devia ser desativada?

18Perguntas frequentes

Não recebi o e-mail de recuperação de senha.

Confira o spam. Se não chegar em ~5 min, provavelmente o servidor de e-mail não está configurado ou seu e-mail não está cadastrado no perfil. Peça ao administrador para redefinir sua senha manualmente.

Uma pessoa saiu da equipe. E as demandas dela?

Peça ao administrador para desativar (não excluir) a conta. O histórico fica preservado. Depois, use Ações em massa na página Demandas para reatribuir as abertas dela para outro responsável (filtre por responsável → marque tudo → Alterar Responsável).

Como faço para acompanhar o esforço em um cliente específico?

Duas rotas: abra o cliente e veja TEMPO DEDICADO (com filtro por 7/14/30/90 dias); ou vá em Capacidade → Cliente para comparar entre clientes. Para exportar, use Relatório mensal.

O Google Calendar sincroniza para os dois lados?

Não. É somente leitura: o Kastor lê seus eventos do Google para mostrar na Agenda, mas nunca escreve nada de volta no seu Google.

Perdi uma demanda — onde procuro?

Abra a paleta de comandos (Ctrl+K) e digite parte do nome. Busca em clientes, demandas, projetos, listas, recorrentes, fluxos e usuários ao mesmo tempo.

Duas pessoas trabalhando ao mesmo tempo. Alguma trava?

Não. As mudanças aparecem em quase tempo real para todo mundo com acesso — sem precisar dar F5. Se dois editam o mesmo campo ao mesmo tempo, a última salvamento vence (é raro, e o Histórico ajuda a resolver).

Posso usar no celular?

A interface é responsiva e funciona no celular para consultas rápidas e comentários, mas foi desenhada para desktop — a Agenda especialmente fica bem mais confortável em tela grande.

Como faço para "sair" com segurança?

Meu Perfil → Sair da conta. Isso encerra sua sessão só neste navegador. Em outros dispositivos você continua logado (sessões duram 30 dias por padrão).

Apontei uma hora errada por engano. Como corrijo?

Na seção Apontamentos de Horas da demanda, cada linha tem um botão de editar (você só pode editar os seus). Ajuste início, término ou horas totais e salve. Admins podem editar/excluir apontamento de qualquer pessoa.

Alterei uma coisa no cliente, mas os projetos antigos continuam com o valor antigo.

Isso é intencional. Quando você cria um projeto, ele copia o que estava no cliente naquele momento. Mudanças posteriores no cliente não retroagem — cada projeto pode ter sua própria evolução. Se quer alinhar todos, edite projeto por projeto.

Como jogo uma demanda para outro fluxo?

Diretamente não dá — os fluxos são a "estrutura" da demanda. O caminho é: crie uma nova demanda no fluxo desejado (pode usar template para copiar rápido) e delete/arquive a antiga se não faz mais sentido.